Глотова Анна. 02.2010.
Корпоративные праздники – один из действенных механизмов нематериального стимулирования персонала. Важность правильной организации праздников часто недооценивается со стороны руководства компании. Между тем планирование корпоративных мероприятий должно быть частью общей стратегии организации и соответствовать целям и задачам ее кадровой политики. Корпоративные праздники создают позитивную атмосферу в коллективе.
Данная статья, я надеюсь, поможет тем, для кого праздники, а вернее организация и проведение праздников/корпоративных мероприятий в компании – есть непосредственная обязанность. Опираясь на многолетний опыт в проведение корпоративных мероприятий, я сформировала четкую схему, или Матрицу «10 шагов к празднику»! Системный подход к этому непростому процессу и позволял мне долгие годы делать это с удовольствием и фантазией.
Но давайте по порядку.
Шаг 1. Празднику быть.
Но для начала нужно иметь четкую классификацию праздников, согласно той корпоративной культуре, которая есть у вас в компании. Как правило, в подавляющем большинстве компании – основные поводы, которые отмечаются это – Новый Год, День рождения компании, профессиональный или отраслевой праздник . Конечно же, не остаются без внимания и любимые праздники по «гендерному» признаку – 8 Марта и 23 февраля, но они обычно отмечаются более скромно.
У любого мероприятия есть 3 характерных признака:
Предлагаю считать их основополагающими для определения масштабности мероприятия.
Давайте подробнее остановимся на первом признаке. Повод это и есть красный день календаря или особенная дата для компании. А вот цели могут быть самые разнообразные. Вот самые распространенные цели, которые пытаются решить компании посредством проведения мероприятия:
И самое главное, что никогда не надо ставить знака равенства между Поводом и Целями. Возможно, мероприятие будет веселым и удачным, но если вы, как организатор совместно с руководством компании не определили целей мероприятия, то знайте, что половина бюджета была потрачена Вами впустую.
Хотя, сейчас очень актуальна следующая тенденция: все корпоративные мероприятия проходят под бодрым лозунгом «Тим-билдинг»! Существует ошибочное мнение: «повесилились» – значит «командообразовались».
Но все чаще и чаще в крупных отечественных компаниях явно прослеживается перспектива смещения акцента корпоративных событий с Corporate Events на HR Events, то есть на мероприятия с акцентом на решении проблем управления персоналом (см. пункты 3-6)
Шаг 2. Команда, которая делает праздник.
На данном этапе необходимо четко для себя разделить те направления, которые вы будете делать самостоятельно и те, которые вы отдадите внешним провайдерам – Event-агентствам. Спрос на грамотно организованные корпоративные мероприятия постоянно растет – всё больше и больше компании готовы обращаться «за праздником». В Москве более 400-х кампаний работающих на рынке организации и проведения мероприятий. НО при этом их деятельность базируется исключительно на аутсорсинге, иногда услуга перезаказывается по несколько раз. Качество подобных услуг крайне нестабильно, а цены превышают допустимые/разумные пределы в несколько раз!
Если у вас еще пока не было опыта общения с Event-Агентствами, то вот темы, которые стоит затронуть при первой встрече:
Проводя тренинги по организации и проведению корпоративных праздников – мы с участниками заполнили таблицу преимуществ и недостатков самостоятельной подготовки или обращения к провайдерам.
Таблица «+» и «-»
| Делаем своими силами | Обращаемся к Event-Агентствам. Частично или «под ключ» |
«+»
|
«+»
|
«-»
|
«-»
|
Шаг 3. Как придумать/выбрать правильную концепцию.
Особой популярностью пользуются тематические или сюжетные сценарии, которые обыгрываются во всех элементах мероприятия: начиная от приглашения, украшения зала, блюд в меню, концертной программы и заканчивая памятными сувенирами.
Самое важное, чтобы выбранный или придуманный вами сценарии органично сочетался в возможной официальной частью мероприятия — подведением итогов работы компании за год, награждением сотрудников, и т. д…
Всё новое – это хорошо забытое старое. Приведу Вам ряд тем и сюжетов, которые чаще всего используются в сценариях для корпоративных мероприятий:
Каждую тему можно развивать и делать очень красиво и оригинально! Но мой самый главный вам совет: — Привлекайте к развлекательной программе своих сотрудников и коллег. Поверьте, гораздо интереснее и веселее смотреть на топ-менеджеров в костюмах Шехерезад, исполняющих танец живота или на Веру Ванну из финансового департамента в роли Дюймовочки – чем на весь цвет российской эстрады вместе взятых!!!
Для этого надо заранее продумать степень участия: это могут быть сольные номера или номера, подготовленные отделами или службами, а самый идеальный вариант- микст их сотрудников разным отделов. Что называется «Тим-билдинг» в действии!
Шаг 4. Площадка для мероприятия
На выбор площадки для мероприятий влияет целый ряд факторов: сезонность, статус мероприятия и количество гостей, бюджет. Если речь идет о летних мероприятиях – то преимущество отдается мероприятиям на свежем воздухе, а если говорим о мероприятиях в холодные сезоны – то во главу угла встает количество гостей. В случае, если в компании работает до 200 человек – к Вашим услугам все рестораны города Москвы, если от 200 до 700 человек – то уже необходимо себе присматривать ночные клубы или развлекательные центры, ну а если в компании от 1,000 и более сотрудников – то вам уже нужны специальные площадки, способные вместить и разместить такое количество гостей. Список подобных площадок с расценками существует во всех Event-Агентствах и ресторанах выездного обслуживания, которые работают на этих площадках. Самыми престижными площадками считаются Гостиный Двор, Манеж, Форум-Холл, Пушкинский музей, цены в сезон – пятизначные цифры и бронировать дату на новый год стоит в июле месяце. Но каждый год появляются неординарные площадки – крыши высоток, заброшенные цеха заводов, взлетные полосы аэродромов, грузовые баржи…
В случае, если Вам не приходилось выбирать площадку – то при выборе обратите внимание на следующие моменты:
Шаг 5. Меню
Один из самых ответственных шагов и самый «вкусный». Ну что за праздник без угощения? Самые популярные разновидности столов на корпоративных мероприятиях:
Предварительно необходимо согласовать меню с рестораном и обратите внимание, что есть золотое правило – на 1 гостя примерно около 1 килограмма еды, без фруктов и напитков. При составлении меню важно соотношение мужчин и женщин. Если больше мужчин – акцент на мясные закуски, соленья, маринады, горячие закуски и вариации горячих блюд. Если женщин больше – рыбные закуски, овощные салаты, фрукты и разнообразный сладкий стол. Ассортимент напитков должен быть разнообразен – крепкие алкогольные напитки, шампанское, вино, минеральная вода и соки. Также при составлении меню следует учитывать продолжительность мероприятия – чтобы не получилось так, что в первый час гости всё съели…
Вот примерно как должно выглядеть меню ( по ассортименту и выходам в граммах)
«Сколько вешать в граммах – 1 гостю, чтобы было весело и вкусно»
Пример Банкета с регламентом (19:00 – 24:00). Составление меню из расчета на 1 персону.
Напитки:
В случае, если Вы решили воспользоваться услугами Ресторана выездного обслуживания, то имейте в виду, что они обычно рассчитывают и озвучивают Вам цену услуги на 1 персону. В эту цену входит:
Шаг 6. «Приглашение на праздник»
Как говорил Станиславский – «Театр начинается с вешалки», так вот для гостей любое мероприятие начинается с приглашения.
Каковы каноны приглашения.
Если Вы подойдете со всей серьезностью к информации, размещенной в приглашении, то Вам гарантированы гости, которые придут вовремя, в соответствующих статусу мероприятия нарядах, с настроением и драйвом.
Шаг 7. Подарки
«Перед Новым годом Москву наводнили партией поддельных елочных игрушек. Выглядят как настоящие, а вот радости от них – никакой»
Все любят подарки. Но не все умеют их делать и преподносить. Это относится как к отдельным людям, так и к компаниям.
Мода на подарки существует. Удивлять стало все сложнее, поэтому на первый план выходят нестандартные подарки.
Офисными подарками уже никого не удивишь. Модны «домашние» подарки – для дома, для семьи. Люди все больше внимания уделяют своему дома. Они устали от суеты и ищут уюта и тишины.
Например, Свечи – многолетний лидер Новогодней темы. Я искренне верю, что свечи сжигают негатив трудного дня.
Упаковка едва ли не важнее самого подарка. Универсальный вариант упаковки подарка мужчине – в виде посылки или бандероли. Сначала в вельветовый или холщовый мешочек/ а потом в крафтовую бумагу/ перетягивается бечевкой и заливается печатью из сургуча. Желательно, чтобы печать была с логотипом Вашей компании.
Последняя мода в женском подарке – декорирование живыми цветами.
Откровенный «моветон» — дорогие подарки. «Деньги не приносят того счастья, которого мы от них ожидаем»…
Во многих компаниях, особенно западных — сотрудникам запрещено принимать подарки, дороже 100 долларов, иначе это расценивается как взятка или подкуп.
Придумывать и преподносить подарки – это целое искусство. И самое страшное для подарка это формализм, когда подарок делается без души, а согласно выделенному бюджету и категории. У меня есть Памятка «Какой должен быть подарок» — там всего 7 пунктов, как 7 нот или 7 цветов в радуге и их нетрудно запомнить:
Каждый раз, задумываясь о подарке и рассматривая варианты – попробуйте «прогнать» их по этим пунктам…
Вот мой краткий список подарков, которой «с честью» прошел через эти ноты и цвета:
Шаг 8. Календарный план – «Обратный отсчет» — До праздника осталось…
Это шаг, о котором надо помнить еще в самом начале подготовки к мероприятию. Не забывайте всё планировать, и желательно планировать в письменном виде. Определять сроки, расставлять точки контроля. Назначать ответственного за каждый пункт. Составление календарного плана позволяет экономить и деньги, и время.
Вот план, который мы вместе составили на тренинге
Определены следующие параметры:
Приглашения. Печать. Рассылка. Обзвон
Подарки. Придумаваем/подбираем. Упаковываем. Доставляем.
Не забудьте: накануне праздника — ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ПРОГОН обязательно
Шаг 9. Оценки эффективности. «обратная связь»
Вот и еще прошло одно мероприятие. В случае, если для вас организация и проведение было непосредственной обязанностью – то у Вас осталось еще 2 последних шага по Матрице.
Необходимо подвести итоги. Отметить все успехи, провалы и погрешности, дабы на следующем мероприятии не повторять ошибок, либо провести еще на более высоком качественном уровне.
Подведение итогов и получение обратной связи должно проходить на нескольких уровнях. Во-первых, итоги должны подвести для себя сами организаторы, ведь только они знают, что задумывалось и что получилось в итоге. Во-вторых, нужно спросить у непосредственных участников мероприятия, то есть у гостей. Эффективней всего это сделать в виде анкеты обратной связи. Составьте анкету с 8-10 вопросами (не больше) и попросите оценить по 5-ти бальной шкале, либо «отлично», «хорошо», «удовлетворительно», «отвратительно»/»ужасно» — сделайте пустые строчки для дополнительных высказываний восторгов либо негодования.
В случае, если Вы сделаете анкету анонимной, то вероятность получить более достоверную, эмоциональную оценку, увеличивается. А если, попросите оставить назвать себя – то возможно получение социально-ожидаемых ответов. Какие ответы необходимы – выбор за Вами.
И, наконец, последний шаг! Шаг в будущее …
Шаг 10. «В жизни всегда есть место празднику». Готовимся к следующему.
Занимаясь организацией праздников к компании на постоянной основе – старайтесь создавать свои традиции! Это «правильно»! Это «по-настоящему»!
Проработав в крупном отечественном холдинге более 7-ми лет, из года в год каждое 8 марта все топ-менеджеры мужчины в белых сорочках с цветами в руках встречали всех сотрудниц на ресепшн. Это стало традицией/легендой, о которой рассказывали всем новеньким сотрудницам, а и у топ-менеджеров мужского пола было записано как один из пунктов контракта «Обязанности в марте месяце ». Это очень незначительный, но показательный пример.
Каждый раз, когда я провожу тренингу по организации и проведению праздников, для меня очень важен эмоциональный настрой и желание придумывать и создавать праздники. И я всегда привожу фразу А.С. Экзюпери, в которой, слушателям предлагаю заменить слово «море» на слово «праздник»…
«Если ты хочешь построить корабль, не надо созывать людей, чтобы все спланировать, разделить работу, достать инструменты и рубить деревья, надо заразить их стремлением к бесконечному морю. И тогда они сами построят корабль».
В случае, если у вас есть стремление, то теперь у Вас есть и Матрица, которая, надеюсь, поможет Вам, придумывать, организовывать и проводить красивые и эффективные корпоративные мероприятия.
